KSeF для JDG: что изменилось и что делать сейчас

Вы выставили счёт в своей программе, отправили клиенту в PDF, он оплатил. С 1 апреля 2026 такого счёта юридически не существует, если он не прошёл через KSeF.

Это самое крупное изменение в польском документообороте за многие годы. Разбираем, что именно изменилось, кто ещё может работать по-старому и что делать, если вы узнали об этом только что.

Что такое KSeF простыми словами

Krajowy System e-Faktur — государственная платформа, через которую теперь проходят счета между фирмами. Счёт больше не документ, который вы создаёте и отправляете, — это запись, которую вы отправляете в систему и получаете номер.

Формат тоже другой: не PDF, а XML. Вы его не видите — создаёт и отправляет программа для счетов или приложение Министерства финансов.

Главное правило: счёт считается выставленным только тогда, когда он дошёл до KSeF и прошёл проверку. Документ, созданный в программе и отправленный клиенту как PDF, для налоговой не существует — даже если клиент его получил и оплатил.

Сроки: кто и с какой даты

1 февраля 2026 — обязанность для крупнейших предприятий с оборотом свыше 200 млн zł за 2024 год. С этой же даты все плательщики обязаны получать счета через KSeF: каждый документ расходов теперь скачивается из системы.

1 апреля 2026 — обязанность выставлять счета для остальных предпринимателей. Здесь главное недоразумение: освобождение от VAT не освобождает от KSeF. Если вы на освобождении по низкому обороту — до 240 000 zł в 2026 году — обязанность вас всё равно касается с апреля.

1 января 2027 — система заработает в полном объёме, переходные послабления закончатся, фискальные чеки с NIP перестанут считаться счетами.

Обратите внимание на асимметрию: получать через KSeF вы должны были с февраля, даже если выставлять начали с апреля. Многие этого не заметили и до сих пор не забирают из системы счета от поставщиков.

Три мифа, на которых ошибаются чаще всего

«Я не на VAT, значит меня не касается». Касается. Решает не статус в VAT, а то, что вы ведёте деятельность и выставляете счета фирмам.

«У меня ryczałt, это упрощённая форма». Форма налогообложения — ryczałt, шкала или линейный — на обязанность KSeF не влияет вообще. Это разные плоскости.

«Выставлю rachunek вместо фактуры». Не выйдет: Министерство финансов подтвердило, что освобождённые от VAT не могут заменять фактуру счётом, чтобы обойти систему.

Лимит 10 000 zł: кто ещё может по-старому

До конца 2026 года действует послабление. Если суммарная стоимость ваших счетов за месяц — вместе с налогом — не превышает 10 000 zł, эти счета можно выставлять вне KSeF: электронно или даже на бумаге.

Здесь два подводных камня.

Первый. Лимит считается за месяц, и счёт, которым вы его превысили, уже должен быть в KSeF. Все следующие в том же месяце — тоже. То есть в пределах одного месяца вы можете начать по-старому и посреди него оказаться в системе.

Второй. Превышение действует не только на этот месяц. Однократное превышение десяти тысяч означает постоянный вход в KSeF — вернуться к бумаге уже нельзя.

В лимит считают только счета для фирм. Продажи потребителям — чеки и счета B2C — не учитываются и в KSeF вообще не входят.

Что меняется в ежедневной работе

Дата выставления теперь определяется иначе: ею считается день, когда счёт отправлен в KSeF, а не день, когда вы его создали. Для VAT это влияет на то, в какой период попадает налог.

Корректирующие счета тоже проходят через систему: исправить ошибку «на месте» не выйдет, нужен отдельный документ со ссылкой на исходный.

Документы расходов вы больше не получаете почтой или письмом. Они лежат в системе, и забирать их нужно самому. Не забрали — не учли в расходах, а это прямые потери на налоге.

Чего KSeF не касается

Счета для частных лиц, фискальные чеки без NIP, билеты — автострадные, железнодорожные — остаются вне системы. Чеки с NIP до 450 zł считаются счетами до конца 2026 года, потом перестанут.

Что нужно технически

Минимум — доступ к системе. Он даётся через квалифицированную электронную подпись, Profil Zaufany или печать фирмы; для JDG проще всего через Profil Zaufany.

Дальше — способ выставлять счета. Вариантов три: бесплатное приложение Министерства финансов, ваша программа для счетов с интеграцией KSeF, или бухгалтерия, которая делает это за вас.

Бесплатное приложение работает, но задумано как минимум: для нескольких счетов в месяц достаточно, для десятков — неудобно. Если счета выставляет бухгалтер, ему нужен доступ — это оформляется как уполномочие в самой системе.

PDF не исчезает полностью

KSeF не делает PDF незаконным. Документом для налоговой является структурированный счёт в системе, но PDF может и дальше выполнять информационную роль: вы отправляете клиенту визуализацию счёта письмом, а сам документ выставлен в KSeF.

Это особенно удобно с иностранными клиентами, у которых доступа к польской системе нет. Главное — чтобы данные в визуализации соответствовали тому, что отправлено в KSeF.

Если система не работает

Предусмотрен режим аварии: когда KSeF недоступен, счёт выставляется офлайн, а отправить его в систему надо после восстановления работы.

Здесь появляется штраф, о котором мало кто знает: 500 zł за каждый счёт, отправленный с опозданием после устранения аварии. Кара начисляется отдельно за каждый документ.

Забыть про десять счетов — это пять тысяч злотых. Если выставляли офлайн, поставьте напоминание проверить систему.

Штрафы: почему сейчас лучшее время разобраться

В 2026 году административные наказания за нарушения в KSeF не применяются. Полная система санкций заработает с 2027 года для всех групп плательщиков.

Обязанность уже действует, а наказание за ошибки — ещё нет. Разобраться сейчас дешевле, чем когда-либо позже.

Две ошибки первых месяцев

Не забирать счета из системы. Самая распространённая. Люди начали выставлять через KSeF, но документы расходов от поставщиков так и лежат незагруженными. Каждый незабранный счёт — это расход, который вы не учли.

Не оформить полномочия бухгалтеру. Обнаруживается это обычно в день, когда счёт надо выставить срочно.

Что это меняет для вас практически

Если вы на VAT и выставляете счета фирмам — вы уже в системе с апреля, с поправкой на лимит десяти тысяч.

Если вы только планируете открыть JDG — вопрос KSeF стоит решить до первого счёта, а не после. Вместе с формой налогообложения: посчитайте на своих цифрах, ryczałt или шкала оставит вам больше, и нужен ли вообще VAT.

Если ваши клиенты — только частные лица, KSeF вас практически не касается в выставлении: счета B2C в систему не входят, касса фискальная остаётся. Салон красоты, который обслуживает только физических лиц и не выставляет фактур фирмам, живёт как раньше. Но получать счета от поставщиков через KSeF вы обязаны с февраля — и это касается всех.

И отдельно: право открыть JDG зависит не от готовности к KSeF, а от основания вашего пребывания. Это первый вопрос, а не последний.

Когда мы не нужны

Если у вас три счёта в год и все потребителям — вам не нужна ни бухгалтерия, ни наша помощь с KSeF. Приложения Министерства финансов достаточно, оно бесплатное.

Наша работа начинается там, где счетов десятки, есть VAT, работники или лизинг — то есть там, где ошибка в документообороте превращается в пересчёт и письма из налоговой.

Ведём учёт от 350 zł в месяц, KSeF входит: настраиваем доступ, выставляем счета, забираем документы расходов из системы. Напишите нам — посчитаем, сколько это будет именно у вас.

Связанные услуги: JDG (ИП): консультация и учёт, Бухгалтерия