KSeF для JDG: що змінилося і що робити зараз

Ви виставили рахунок у своїй програмі, надіслали клієнту в PDF, він оплатив. З 1 квітня 2026 такого рахунку юридично не існує, якщо він не пройшов через KSeF.

Це найбільша зміна в польському документообігу за багато років. Розбираємо, що саме змінилося, хто ще може працювати по-старому і що робити, якщо ви дізналися про це щойно.

Що таке KSeF простими словами

Krajowy System e-Faktur — державна платформа, через яку тепер проходять рахунки між фірмами. Рахунок більше не документ, який ви створюєте й надсилаєте, — це запис, який ви надсилаєте до системи й отримуєте номер.

Формат теж інший: не PDF, а XML. Ви його не бачите — створює й надсилає програма для рахунків або застосунок Міністерства фінансів.

Головне правило: рахунок вважається виставленим лише тоді, коли він дійшов до KSeF і пройшов перевірку. Документ, створений у програмі й надісланий клієнту як PDF, для податкової не існує — навіть якщо клієнт його отримав і оплатив.

Терміни: хто і з якої дати

1 лютого 2026 — обовʼязок для найбільших підприємств з обігом понад 200 млн zł за 2024 рік. Із цієї ж дати всі платники зобовʼязані отримувати рахунки через KSeF: кожен документ витрат тепер завантажується з системи.

1 квітня 2026 — обовʼязок виставляти рахунки для решти підприємців. Тут головне непорозуміння: звільнення від VAT не звільняє від KSeF. Якщо ви на звільненні за низьким оборотом — до 240 000 zł у 2026 році — обовʼязок вас однаково торкається з квітня.

1 січня 2027 — система запрацює в повному обсязі, перехідні пільги закінчаться, фіскальні чеки з NIP перестануть вважатися рахунками.

Зверніть увагу на асиметрію: отримувати через KSeF ви мали з лютого, навіть якщо виставляти почали з квітня. Багато хто цього не помітив і досі не забирає з системи рахунки від постачальників.

Три міфи, на яких помиляються найчастіше

«Я не на VAT, значить мене не торкається». Торкається. Вирішує не статус у VAT, а те, що ви ведете діяльність і виставляєте рахунки фірмам.

«У мене ричалт, це спрощена форма». Форма оподаткування — ричалт, шкала чи лінійний — на обовʼязок KSeF не впливає взагалі. Це різні площини.

«Виставлю рахунок замість фактури». Не вийде: Міністерство фінансів підтвердило, що звільнені від VAT не можуть замінювати фактуру рахунком, щоб обійти систему.

Ліміт 10 000 zł: хто ще може по-старому

До кінця 2026 року діє послаблення. Якщо сумарна вартість ваших рахунків за місяць — разом із податком — не перевищує 10 000 zł, ці рахунки можна виставляти поза KSeF: електронно або навіть на папері.

Тут два підводні камені, і обидва дорогі.

Перший. Ліміт вважається за місяць, і рахунок, яким ви його перевищили, вже має бути в KSeF. Усі наступні того ж місяця — теж. Тобто в межах одного місяця ви можете почати по-старому й посеред нього опинитися в системі.

Другий. Перевищення діє не лише на цей місяць. Одноразове перевищення 10 тисяч означає постійний вхід до KSeF — повернутися до паперу вже не можна.

До ліміту рахують тільки рахунки для фірм. Продажі споживачам — чеки й рахунки B2C — не враховуються й до KSeF взагалі не входять.

Що змінюється у щоденній роботі

Дата виставлення тепер визначається інакше: нею вважається день, коли рахунок надіслано до KSeF, а не день, коли ви його створили. Для VAT це впливає на те, до якого періоду потрапляє податок.

Коригувальні рахунки теж проходять через систему: виправити помилку «на місці» не вийде, потрібен окремий документ із посиланням на початковий.

Документи витрат ви більше не отримуєте поштою чи листом. Вони лежать у системі, і забирати їх треба самому. Не забрали — не врахували у витратах, а це прямі втрати на податку.

Чого KSeF не торкається

Рахунки для приватних осіб, фіскальні чеки без NIP, квитки — автострадні, залізничні — залишаються поза системою. Чеки з NIP до 450 zł вважаються рахунками до кінця 2026 року, потім перестануть.

Що потрібно технічно

Мінімум — доступ до системи. Він надається через квалiфікований електронний підпис, Profil Zaufany або печатку фірми; для JDG найпростіше через Profil Zaufany.

Далі — спосіб виставляти рахунки. Варіантів три: безкоштовний застосунок Міністерства фінансів, ваша програма для рахунків з інтеграцією KSeF, або бухгалтерія, яка робить це за вас.

Безкоштовний застосунок працює, але задуманий як мінімум: для кількох рахунків на місяць достатньо, для десятків — незручно. Якщо рахунки виставляє бухгалтер, йому потрібен доступ — це оформлюється як уповноваження в самій системі.

PDF не зникає повністю

KSeF не робить PDF незаконним. Документом для податкової є структурований рахунок у системі, але PDF може й далі виконувати інформаційну роль: ви надсилаєте клієнту візуалізацію рахунку поштою, а сам документ виставлено в KSeF.

Це особливо зручно з іноземними клієнтами, які до польської системи доступу не мають. Головне — щоб дані у візуалізації відповідали тому, що надіслано в KSeF.

Якщо система не працює

Передбачений режим аварії: коли KSeF недоступний, рахунок виставляється офлайн, а надіслати його до системи треба після відновлення роботи.

Тут з'являється штраф, про який мало хто знає: 500 zł за кожен рахунок, надісланий із запізненням після усунення аварії. Кара нараховується окремо за кожен документ.

Забути про десять рахунків — це п'ять тисяч злотих. Якщо виставляли офлайн, поставте нагадування перевірити систему.

Штрафи: чому зараз найкращий час розібратися

У 2026 році адміністративні кари за порушення в KSeF не накладаються. Повна система санкцій запрацює з 2027 року для всіх груп платників.

Обовʼязок уже діє, а покарання за помилки — ще ні. Розібратися зараз дешевше, ніж будь-коли пізніше.

Дві помилки перших місяців

Не забирати рахунки з системи. Найпоширеніша. Люди почали виставляти через KSeF, але документи витрат від постачальників так і лежать незавантаженими. Кожен незабраний рахунок — це витрата, яку ви не врахували.

Не оформити повноваження бухгалтеру. Виявляється це зазвичай у день, коли рахунок треба виставити терміново.

Що це змінює для вас практично

Якщо ви на VAT і виставляєте рахунки фірмам — ви вже в системі з квітня, з поправкою на ліміт 10 тисяч.

Якщо ви тільки плануєте відкрити JDG — питання KSeF варто вирішити до першого рахунку, а не після. Разом із формою оподаткування: порахуйте на своїх цифрах, ryczałt чи шкала залишить вам більше, і чи взагалі потрібен VAT.

Якщо ваші клієнти — тільки приватні особи, KSeF вас практично не торкається у виставленні: рахунки B2C до системи не входять, каса фіскальна залишається. Салон краси, який обслуговує лише фізичних осіб і не виставляє фактур фірмам, живе як раніше. Але отримувати рахунки від постачальників через KSeF ви зобовʼязані з лютого — і це стосується всіх.

І окремо: право відкрити JDG залежить не від готовності до KSeF, а від підстави вашого перебування. Це перше питання, а не останнє.

Коли ми не потрібні

Якщо у вас три рахунки на рік і всі споживачам — вам не потрібна ні бухгалтерія, ні наша допомога з KSeF. Застосунку Міністерства фінансів достатньо, він безкоштовний.

Наша робота починається там, де рахунків десятки, є VAT, працівники або лізинг — тобто там, де помилка в документообігу перетворюється на перерахунок і листи з податкової.

Ведемо облік від 350 zł на місяць, KSeF входить: налаштовуємо доступ, виставляємо рахунки, забираємо документи витрат із системи. Напишіть нам — порахуємо, скільки це буде саме у вас.

Пов'язані послуги: JDG (ФОП): консультація та облік, Бухгалтерія